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HR如何设计企业管理制度

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HR 如何设计企业管理制度 卓越企业最显著的特征表现在制度的设计及制度的管理优势上, 企业 制度的设计体现了企业的效率及价值,HR 在人资规划中比较重要的 一个问题就是如何设*⒐靖飨罟嬲轮贫龋飧鍪亲魑 HR 人员 持别是 HR 主管必须面临的问题。有的工厂要么制度都是些摆设,要 么不合理甚至违法。各项制度的建立和健全,其实重点并不是这些制 度有多少项,也不是制度的文彩多么好,格式多么规范,而是要考虑 这些制度能不能用,有没有用,如何去用。 1.适合的才是最好的 我曾经去一家日资企业做人事经理时,我的前任是位日本人,规章制 度及各项流程非常严谨也非常漂亮,从制度和 流程上基本*衙恳 个可能的漏洞都给补上了, 任何一项事务工作都有相关的制度予以对 应,让我不得不佩服,他做事很严谨,制定的制度也相对规范,可是 他的离去的一个重要原因是因为制度的原因。他对制度执行要求太 严,得罪了公司的上上下下,最后几个单位的老大联名,请求社长把 他给撤换了,我去那家公司报到的第一天,社长就和我讲了制度执行 的重要性和灵活性。希望我能拿捏好这个分寸。*嗪螅医镜 各项制度, 全部仔细的阅读了一遍, 我发现这些制度很标准, 很完善, 有的称得上完美,不管是其合理性还是其文笔,我真有点爱不释手。 在接下来工作的过程中,通过我的了解,发现这些制度基本上没有被 执行,有的完全变样了,走调了。我觉得很奇怪,在一次与生产部长 私下聊天的时候, 我才知道这些美丽的制度都是我们敬业的部长大人

闭门造车造出来的。在他认为正确的情况下,然后说服社长以强制执 行的方式发放到各单位,各单位敢怒不敢言,这位生产部长说:“其 实他一直很支持这位日本部长的工作,只是很多政策与实际相差太 远,无法执行,下面的人意见太大。很多制度的出发点很好,本身内 容也不错,错就错在没有了解我们工厂的实际管理情况,也没有同一 线部门的各位主管商量说明,征求大家的意见,制定出来后,也没有 同大家开个说明会,作一下解释说明。很多制度执行时,下属来找我 的时候,我都解释不清。”他举例说明了一个比较让大家无法接受的 制度,要求各单位每天晚上加班必须在当天下午 15:00 前提出并审 核完毕,第二天不能对加班单作任何更改,所有过时申请的加班都不 予以承认,当时这家企业出货很急,PMC 定的计划不能如期完成,加 上供应商供料不及时,常常是预定晚上加班,因为没料又要取消,预 定晚上不加班又因为来料,又要马上加班,总经理只管出货,很多人 临时来加班也不给加班费,导致没人愿意来,来了也不愿意做事,大 家不关心出货,都关心要如何写加班单去应对这位人事经理,后来就 干脆每天写 4 小时加班,这位人事经理又说他们造假,还开除了几位 生产主管,严重影响了生产的士气。其实这个制度本身也没有错,加 班就是要提前申请,申请后才能加班,但是不顾公司的管理水*及出 货情况, 强制要求下去, 肯定是行不通的。 任何事情都有可能有特例, 在我们制定制度时留这么个余地,并严格加以管控,是很有必要的, 否则制度太过刚性,就难以执行下去。还有几个让人受不了的制度, 如要求公司所有管理人员每天早上提前 20 分钟*啵旁诠敬蚩

室至车间的路上看到员工就说:“你好”,这个制度出台,害苦了好 多人,早上就听见青蛙*猩澳愫茫愫谩保蠹一蛘呙嫖薇砬椋 或者面显无奈,或者滑稽可笑,员工回应不及,干脆低着头,直接朝 车间走去。有次一个员工只知低头走路,撞到路边上的路标指示牌的 柱子上。其实这个制度的初衷是希望员工养成问好的*惯,提升员工 的素质,在公司一纸命令下,一个本来靠自动自发自觉去做的很自然 的基本礼仪,被公司这样强制要求做就显得很别扭,也起不到实际效 果,最后全体人员抵制不得不取消了。还有一个制度是员工在厕所抽 烟,一经发现第一次处罚 1000 元,第二次开除。然后安排保安对厕 所进行检查,有一次一个员工抽烟被保安发现,来不及扔烟头,活生 生的将一个烟头吞进肚子里面,听说这个员工当天晚上就去医院了。 后来这个员工愤然提了辞职, 辞职单上写明辞职理由是不适应非人性 化企业管理。 禁烟本身是一个企业管理难题,许多老烟枪,不抽烟就打不起精神, 浑身不舒服,你不准抽烟,他就要会躲着抽,在危险的地方抽,对公 司安全隐患造成更大的危险,我就见过在调油房抽烟的员工,问为什 么,他说,油房,保安从来不会来检查,越危险的地方越安全,把我 给雷住了。要禁烟,要么从源头招工时就控制不招抽烟人员,要么就 要给老烟枪设置一个吸烟区,用分的方式而不是光堵的方式来解决, 一个好的制度既体现企业人性化管理也能解决实际问题。 例如很多公 司,员工在外面用餐太贵或不方便,鼓励员工自已带饭过来,公司买 一个微波炉供大家使用,用餐之前将自已的饭菜热一下就可以吃了。

还有些公司,员工很多为双职工,小孩在幼儿园上学,因为工作关系 不能准时去小孩, 公司就安排专人负责将所有职工的小孩统一接回公 司,由专人陪护学*或玩耍,等家长下班,一起回家,解除了许多员 工父母的苦恼,使员工可以更加安心在公司*啵怨疽灿泻芮康 归属感。一个坏的制度轻者影响员工的士气,重者甚至可能让一家公 司破产。我就曾见过有家工厂,防止员工用报纸上厕所,厕所内供应 纸巾,但是要扣员工每人每月 5 元的纸巾费,最后全体员工罢工,因 处理不善,最后矛盾激化,发生打砸事件,这家工厂后来就关掉了。 所以作为 HR 部门一定要谨慎对待各项制度的制定与执行。 2.制度要按“需”制定 要制定一个制度,一定要有一个出台的背景,没有必要性的制度宁缺 勿滥。所有制定的制度,必须放下身段去征询一线主管甚至员工的意 见,我们可以不接受不合理的意见,但是我们必须要听他们的意见, 我可以不同意你的意见,但是誓死捍卫你说话的权利。凡是经历一线 意见征询的制度一定会较好的被执行起来,反之必然行不通。那些跨 部门的制度一定要征询各方意见, 自己部门的制度又要征询部门成员 的意见,这是一个很浅显的道理,但是能做到制度诚心实意去征询一 线单位意见的又有多少人呢, 大家的观念是一线的人员不会站在公司 全局的观念去思考问题,提的意见带有片面性,没有参考价值,下面 的人提的意见,一定是希望逃避责任或处罚。如果你这样想,你就会 和我所在工厂的前任日本经理一样,被迫离开,不管你是在什么样的 企业里面。现在劳动相关法律明确要求对某些制度必须制定程序合

法,也就是必须要职工代表大会或工会讨论通过,我想也是希望制度 能真正执行下去。制度在充分征询意见制定后,接下来有项很重要的 工作就是宣传制度,要按各级各层次分批的宣传下去,主管者充分宣 传后,一线基层管理人员宣传,然后由 HR 部门统一对员工进行宣传, 再安排一线基层管理人员去宣传,这样效果就会好很多,也要在公司 的宣传栏上张贴公示。 如果一个新的企业什么制度都没有,要重新建立各项制度,首先 你要明白作为一家工厂,哪些制度是必须的,哪些制度是可以慢慢增 加进去的, 拿一家标准的企业来举例, 一般包括产 (生产、 品质、 PMC、、 ) 销(销售或业务) 、人(人事行政) 、发(研发或工程) 、财(财务) 五大实体部门,针对这五大实体部门都有一些必要的制度,作为 HR 你的重点是建立人事行政的制度,然后去督促其他部门完善部门制 度,有些公司有文控中心,有些有 ISO 小组,这些部门也有一个重要 的职能是规范各部门,各业务的流程和制度,但是他们的重心不是对 管理的必要性而言而是对他们的特殊要求而言, 比如 ISO 小组要求的 文件,在人事行政方面就不会管你需不需要绩效制度、需不需要什么 前台管理制度, 他们更多的关注培训流程合不合理, 有没有相关表单、 工时符不符合规定等方面, 所以我在这里讲的设*⒐镜母飨钪 度是相对管理需要的制度而不是某些应对特殊要求的制度。 所有制度 建立之前,我觉得首先要制定一个文件管理办法,将各项制度的标准 格式及编码原则及发行,修改程序作一个明确的规定,然后由各单位 提出和编写本部门必要的工作制度,各项制度收集完毕后,由 HR 召

集各部门主管共同讨论,共同修改,定好之后,就由 HR 部门统一发 行到各部门,修改时程序亦同。服务性企业制度相对比较少一些,弹 性相对较高一些,这一方面与人员素质相关,另一方面也希望人性化 的管理让员工有更强的归属感。 3.制度制定的几点要求 HR 制定的各项制度,不仅仅关系到 HR 部门而且关系到企业每一个员 工,它不同于一般的部门制度,有着特殊的要求。 (1) 要合法

HR 的各项制度大多是员工劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安 全卫生、保险福利、培训、奖惩及劳动定额等与员工切身利益相关的 制度,就要按照法律程序制定及公示,比较小的企业可以实行全员签 名的方式。比如一般的销售公司、IT 公司等,HR 制度订立者先要与 上层充分讨论,在了解了上层意思的前提下,起草各项制度,然后提 到上层审核,基本上可以后,召集全体人员讨论,如果发生较大的意 见分歧就要修改,再将修改意见报告上层,经同意后,再提交全体员 工讨论,一些约束性的制度肯定会有员工提出反对意见,所以在讨论 前就要与资深的老员工或威望比较高的人先沟通, 做通了他们的思想 工作,在全体职员讨论时,因为他们不发言或带头支持,制度就能很 快通过。通过后一定要全体签名并且公示出来。人数过多的公司,可 以考虑采用职工代表大会及工会代表的方式来讨论及通过制度, 关于 工会的成立,需要提出申请,一般企业人数在 25 人以上,就可以申 请建立工会,法定要求的人数通过后,这个制度就生效了,然后就是

这个制度的公示问题,一方面是要在全厂公示,另一方面是需要培训 并要求员工签名承认,规章制度是约束全体员工的,一些劳动纠纷经 常是因为制度本身的问题或公示的问题闹起来的, 所以制度的内容要 合法, 制定流程要合法, 公示流程也要合法。 这是制度的合法性考虑。 (2) 是精细严谨

不精细,不严谨的制度,前后不一致甚至矛盾,让人无所适成。在提 倡制度管人的今天,制度没有的,管理就无法实施下去。所以制度在 制定的时候就要考虑得周全, 大家可以从参考比较正规的公司的规章 制度。在制造业方面,我还是推荐日资或台资的的企业规章制度,在 服务行业,我比较推荐外资服务行业的一些制度来参考。在参考其它 制度前提下,根据自己企业的实际情况,逐条比对修改,这样就不会 漏掉一些必要的项目,也不会出现前后矛盾的现象。 (3) 是符合实情

很多企业在制定制度时,追求完美,在实际执行时又执行不下去。许 多制度是需要循序渐进,反复修改,不要一下子就定得很完美,哪怕 有些制度明显不合理,但是只要在目前情况能执行,就证明有存在的 价值,在管理环境未改变之前,直接改制度就会与实情不符,执行不 了,最终流于形式。比如上面我举例讲的员工问好的制度,加班提报 的制度还有禁烟的制度本身并没有问题,只是不太符合企业实情。我 们一听说这是某名企的制度, 就很想马上得到, 即使花钱也在所不惜, 可是拿到手一看,发现大部分内容根本就不符合自已公司的情况。所 以制度不在于好,而在于适用。

(4)

是要有正确的导向性

一个企业的规章制度应该让员工对企业充满归属感和忠诚感, 确保员 工的凝聚力及维护企业和谐的氛围, 各项制度都要符合外部公共道德 及价值判断,就是我们经常讲的人性化管理,制度的人性化。我们经 常会听人说:“哪家企业有什么好的制度,我想进哪家企业”。好的 制度能吸引人才,比如大家比较熟悉的企业谷歌,有一项规定,员工 可以拿出 20%的时间从事自已的工作。比如微软,每个人都有自已独 立的办公室,办公室由自已决定如何装饰。 但是不好的制度会导致员工满意度降低,从而从生高离职率。 以上讲的是 HR 在制定制度时,要考虑合法性、精细严谨性、与企业 的适应性及正确的导向性。虽然不同的企业有一些不同的制度,但是 不论是哪个行业,HR 部门都有一些通用的制度,主要包括招聘制度、 考勤制度、培训制度、考核制度、薪资制度、晋升制度、奖惩制度、 人事管理制度等。作为 HR 部门应该是企业的基础管理建设者,要保 证公司各项规章制度的时效性、适应性及连续性,不能因为企业谁离 职了, 谁调走了,制度就发化变化或者制度不予执行。希望大家能 够根据我以上讲的制度设计及执行的一些方法及注意事项,将公司 HR 管理制度建立起来,不断加以完善,提升企业 HR 管理水*。




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