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采购流程控制管理规定

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山东******有限公司 文件名称 文件编号:SDLB/GL-017 版本:A

采购流程控制管理规定
一、目的

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加强公司物资采购流程的管理,理顺采购信息的输入、输出。 确保生产性和非生产性物资在采购资料的编制、审批、流转、采 购、验证、库管、领用等流程的顺利实施,以保证采购物资在提 报、质量、数量、规格、时间等要素,满足要求。 二、适用范围 本规定适用于公司物资采购流程中各环节的控制管理,采购 物资包括生产性物资,非生产性物资。同时也适用于公司在应急 状态急需或产品设备现场安装急需等情况,可参考执行本规定。 三、管理职责 1. 技术部负责按订货合同和用户要求,所明确的产品规格型 号、数量、交货期等信息编制:《采购物资明细表》SDLB/JL-49; 《限额(台套)领料单》SDLB/JL-50;《销售通知单》SDLB/JL-50; 《销售变更通知单》SDLB/JL-61. 2.技术部负责人,负责及时统筹安排相关人员编制《采购物 资明细表》和《限额(台套)领料单》、《销售通知单》并对其 进行详细审核确认。 如合同内容或用户要求发生变化, 及时更改,

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审核《销售变更通知单》。

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3.供应部负责按《采购物资明细表》查库,确定精确采购数量, 实施及时采购。负责对采购物资的调换、退货。 4.办公室、车间、仓库负责执行本规定中所分管物资的提报, 编制《物资采购提报单》SDLB/JL-68. 5.仓库负责采购物资查验、入库、保管、领料。 6.公司调度员负责《限额(台套)领料单》批准。按照《销售 通知单》派产。 7.分管经理负责批准 《采购物资明细表》 、 《物资采购提报单》 。 8.具有管理职责的所有人员,在物资采购流程中,领用、使用 中出现问题,应及时将信息反馈供应部或分管经理。 9.安装负责人负责现场安装所需材料以文字形式, 传达到技术 部。 10.采购部、仓库、技术部、公司调度员负责本规定所涉及文 件、表格记录的保存、保存时限 2 年。 四、责任部门分管采购物资划分确定 1.技术部

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A、高低压电器件 B、外购外协件 C、配电柜(箱)壳体 D、电线、电缆、母排 E、箱变壳体

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F、五金件、标准件、绝缘件、橡胶件 2. 车间 A、设备维护配件 B、液压油、润滑油 C、设备模具 D、设备日常损耗品 E、量具 F、工具 3. 仓库 A、辅助材料 B、劳保用品 C、钢材、不锈钢、镀锌板、铝板

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D、粉末 E、气体 4. 办公室 A、办公用品 B、办公设备 C、监控设备 D、消防器材 E、安全生产设施物资 五、管理内容 1.物资采购管控流程: 1.1 技术部文件编制流程 1.1.1 采购文件的编制

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技术部根据销售合同要求、产品规格、数量、技术要求,编 制详细的 《采购物资明细表》 , 采购量满足订货数量及合同要求。 1.1.2 领料文件编制 技术部根据图纸及相关的设计文件,国家标准,编制产品生

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产《限额(台套)领料单》,该领料单除辅料、易损料不列入 外,其他原材料应在数量上准确,达到限额控制的目的。 1.1.3 审核、批准、流转 编制完成的《采购物资明细表》、 《限额(台套)领料单》、 《销售通知单》、《销售变更通知单》,经技术负责人审核签字 确认,分别流转到供应部和公司调度员。 1.2.1 办公室、车间、仓库物资采购提报,办公室、车间、仓库 按本规定确定的分管物资,本着及时服务于生产,减少库存,确 保合同的库存量,确保生产设备良好运转,满足企业管理需要, 及时提报所需物资的采购,填写《物资采购提报单》经分管经理 签字批准后,实施采购。 1.2.2 批准、流转 A、办公室提报的《物资采购提报单》经批准后自行实施采 购,办理相应的登记入库。 B、仓库、车间提报的《物资采购提报单》经分管经理批准 后,报供应部。 1.3 供应部实施采购管控

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1.3.1 供应部持技术部提供的《采购物资明细表》进行所列材料的库 存查实, 确定实际采购数量, 并在备注栏中注明。 经分管经理批准后, 实施采购。仓库按经批准的《采购物资明细表》确定的等额数量实施 入库。 1.3.2 仓库、车间提报的《物资采购提报单》经分管经理批准后,实 施采购,持《物资采购提报单》办理入库。 2.管理规定 2.1 销售合同签订或技术沟通交底结束,在一个工作日内,技术部 相关人员编制流转《销售通知单》、《采购物资明细表》。图纸设计 完成当日编制《限额(台套)领料单》。不得由于《采购物资明细表》 延迟编制流转,造成采购、入库、生产、交货不协调,未能按时交货。 2.2 负责编制 《采购物资明细表》 《物资采购提报单》 的相关人员, 加强责任心,不得出现漏报、多报、错报,特别是名称、型号、规格 不符造成无法使用、不能退货、延误生产、不能按期交货等情况。 2.3 供应部采购人员,当接到《采购物资明细表》、《物资采购提 报单》时,当日完成查库、核对、确认、批准。一个工作日

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实施采购, 不得拖延时间, 滞后采购, 在查库和实施采购过程中, 发现问题及时上报分管经理。采购到货期限定为:*途三个工作 日,远途七个工作日。现款提货的材料,限定库存时间,即从办 理入库之日到生产领用出库,不得超过 5 天。 2.4 在采购、库管过程中,相关人员认真执行 3C 强制认证、 ISO9001 质量管理体系认证的相关规定。特别加强关键件、关键 材料的认证管理。保持产品的一致性要求。 2.5 仓管人员,认真执行《仓库管理规定》,严格按照批准的 《采购物资明细表》、《物资采购提报单》的名称、型号、数量 办理入库。不得无任何采购文件的情况下,办理入库。 2.6 仓管责任人对本规定所列的分管物资按照正常生产的使用 情况,制定合理的库存量,做到满足和服务于生产,不得由于库 存不合理, 领用后没得到及时补充。 造成延误生产, 应追究责任。 2.7 公司办公室应积极配合公司各项工作,对所分管的物资, 按使用情况提报计划、实施采购,不得影响技术、销售、生产等 部门的办公用材,确保办公设备正常使用,对公司消防设施和安 全生产用材,根据政策、上级要求及时提报采购。

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2.8 生产车间负责人,认真执行公司设备、量具、工具、用具的 相关管理规定,按设备大、中、小修计划及设备使用情况,及时 提报配件、辅件、易损件、液压油、润滑油、量具、工具等,不 得影响设备维修,不得延误生产进度。 2.9 采购文件订货文件的变更 当用户终止合同、 变更合同、 暂停合同时停止流程按本规定, 更新编制相关文件后,转入流程。 2.10 材料代用,按材料代用原则执行,仓库在领料单上进行标注 代用的相关信息经技术负责人签字后领料。 2.11 技术部编制的限额 (台套) 领料单, 是台套产品的合部用料, 技术部在编制时应极大限度包含全部用料, 如在生产使用中不能 确定的辅料,应由车间开据领料单领用。 六、检查与考核 1.本规定的落实情况,公司将组织相关人员进行不定期检查、 抽查。 2.对于未按规定执行者, 将视其情况进行通报, 调离工作岗位。 造成损失者按损失情况进行处罚。

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七、支持性文件《仓库管理规定》、《采购控制程序》 八、相应记录 1. 销售通知单 SDLB/JL-37

2. 销售变更通知单 SDLB/JL-61 3. 采购物资明细表 SDLB/JL-49 4. 限额(台套)领料单 SDLB/JL-50 5. 物资采购提报单 SDLB/JL-68




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